Diciembre es el mes en que muchas pymes descubren, tarde, que la contabilidad del año no cuadra. Una factura que no llegó a la DIAN, un banco sin conciliar o una depreciación que nadie corrió terminan convirtiéndose en ajustes de última hora, estados financieros que se entregan en marzo y sorpresas en la declaración de renta.
Esta lista de chequeo ordena el cierre contable de fin de año en cinco etapas, para que el equipo contable sepa qué hacer antes del 31 de diciembre, qué hacer en enero y qué dejar listo para la información exógena y la renta.
1. Antes del 31 de diciembre: cierra la operación
Lo que no quede registrado en la operación del año no se puede arreglar bien después. Revisa:
- Facturación electrónica. Que todas las ventas del año estén facturadas y validadas por la DIAN, y que las devoluciones tengan su nota crédito.
- Documento soporte. Las compras a personas no obligadas a facturar necesitan su documento soporte electrónico para ser deducibles.
- Inventario físico. Cuenta lo que hay en bodega y ajusta faltantes, sobrantes y mercancía obsoleta antes del cierre.
- Cartera y proveedores. Confirma saldos con tus principales clientes y proveedores; lo que no coincida se aclara ahora, no en marzo.
- Prima de servicios. El segundo pago de la prima se hace a más tardar el 20 de diciembre.
2. Concilia todo lo que tenga un saldo externo
Conciliar es comparar lo que dice tu contabilidad con lo que dice un tercero. Si no coinciden, uno de los dos está mal.
- Bancos y tarjetas, mes por mes, con las partidas conciliatorias explicadas.
- Caja menor y anticipos a empleados y proveedores: legalizados o reclasificados.
- Cuentas puente, que deberían quedar en cero.
- Impuestos: los saldos de IVA, retención en la fuente e ICA deben coincidir con lo declarado.
- Facturas recibidas: compara lo causado con el listado de facturas electrónicas que la DIAN tiene a tu nombre.
3. Registra los ajustes de cierre
- Depreciación y amortización de activos fijos e intangibles hasta diciembre.
- Prestaciones sociales: cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones causadas a 31 de diciembre.
- Gastos causados sin factura (servicios recibidos en diciembre que se facturan en enero) e ingresos recibidos por anticipado.
- Deterioro de cartera para las cuentas que difícilmente se van a cobrar.
- Diferencia en cambio si tienes saldos en moneda extranjera.
- Impuesto de renta estimado del año, para que la utilidad que ven los socios sea la real.
4. Enero y febrero: nómina y prestaciones
El cierre no termina el 31 de diciembre. Hay obligaciones laborales con fecha fija:
| Obligación | Fecha límite |
|---|---|
| Segundo pago de la prima de servicios | 20 de diciembre |
| Transmitir la nómina electrónica de diciembre | En enero, dentro del plazo que fija la DIAN |
| Pagar los intereses sobre las cesantías al trabajador | 31 de enero |
| Consignar las cesantías en el fondo de cada trabajador | 14 de febrero |
5. Cierra el periodo y protégelo
- Genera los estados financieros y sus notas, y revísalos con el contador y la gerencia.
- Bloquea el periodo en tu software contable, para que nadie registre ni modifique documentos de un año ya cerrado.
- Haz una copia de respaldo de la contabilidad cerrada.
- Prepara lo que viene: la información exógena y la declaración de renta del año salen de esta contabilidad, así que un buen cierre es la mitad del trabajo.
El cierre más fácil es el que se hace por etapas
Las empresas que cierran sin estrés no hacen todo en diciembre: concilian cada mes, causan sus ajustes a tiempo y usan un sistema que no deja cerrar un periodo con pendientes.
Eso es lo que hace GTECH ERP, el ERP de la Suite GTECH: lleva cada operación a su asiento contable, integra la facturación electrónica, el documento soporte y la nómina electrónica con la DIAN, permite un cierre por etapas y genera la información exógena desde la misma contabilidad, sin hojas de cálculo aparte.
Esta guía es general. Las fechas y obligaciones pueden cambiar con nuevas normas; valida tu caso con tu contador o revisor fiscal.