Cada año pasa lo mismo: llega la fecha de la información exógena y el equipo contable exporta auxiliares a Excel, cruza terceros a mano, arma los formatos uno por uno y los pasa por el prevalidador de la DIAN hasta que dejan de salir errores. Son semanas de trabajo, y aun así el reporte termina sin cuadrar con la contabilidad.
La buena noticia es que casi todo ese trabajo se puede hacer desde la contabilidad, sin hojas de cálculo intermedias. Y noviembre es el mejor momento para empezar, porque lo que no se arregle antes del cierre se vuelve un problema en marzo.
Qué es la información exógena y quién la reporta
La información exógena, también llamada medios magnéticos, es el reporte que la DIAN pide sobre las operaciones del año con terceros: pagos, ingresos, retenciones, saldos de cuentas por cobrar y por pagar, entre otros. La DIAN la usa para cruzar lo que cada contribuyente declara con lo que reportan los demás.
Cada año la DIAN expide una resolución que fija quiénes están obligados, los topes de ingresos, los formatos con sus versiones y las cuantías menores. Los plazos de presentación los fija el calendario tributario, según el NIT. La información del año gravable 2026 se presenta en 2027, así que conviene revisar la resolución vigente antes de empezar. Si tu empresa opera en Bogotá, la Secretaría de Hacienda Distrital pide además su propia exógena, en otro formato y por otro canal.
Por qué se complica tanto en hojas de cálculo
- Terceros incompletos. Falta el dígito de verificación, la dirección o el municipio, y el prevalidador rechaza el archivo.
- Cuentas sin concepto. Cada cuenta contable tiene que ir a un formato y a un concepto de la DIAN. Si ese amarre vive en un Excel, se rehace cada año y cada persona lo hace distinto.
- Cuantías menores. Los terceros por debajo del tope se agrupan en una sola fila, y es fácil agruparlos mal.
- Diferencias con la contabilidad. Lo reportado no cuadra con los saldos, y nadie sabe en qué paso se desvió.
- Versiones perdidas. Después de varias correcciones no queda claro cuál fue el archivo que realmente se presentó.
Lo que cuesta un error
El artículo 651 del Estatuto Tributario sanciona a quien no entrega la información, la entrega con errores o la entrega tarde:
| Situación | Sanción |
|---|---|
| No suministrar la información | 1 % de las sumas no informadas |
| Suministrarla con errores | 0,7 % de las sumas erróneas |
| Suministrarla tarde | 0,5 % de las sumas extemporáneas |
Por eso vale la pena hacer bien el reporte desde el principio, y si aparece un error, corregirlo pronto y por iniciativa propia.
Cómo prepararla sin hojas de cálculo, en cinco pasos
- Depura los terceros durante el año, no en marzo: identificación con dígito de verificación, dirección, municipio y responsabilidades del RUT.
- Amarra cada cuenta a su formato y concepto una sola vez, y que ese amarre quede en el sistema para los años siguientes.
- Procesa desde el libro contable y concilia el resultado contra los saldos. Si no cuadra, que el sistema muestre la diferencia por cuenta y por tercero.
- Haz los ajustes en una capa aparte, con el motivo y la aprobación de quien responde, sin tocar la contabilidad.
- Genera el archivo y guarda lo presentado: la versión, la fecha y el comprobante, para que una corrección no borre la historia.
Así lo hace GTECH ERP
GTECH ERP trae un módulo de información exógena que sigue esos cinco pasos dentro del mismo sistema donde se lleva la contabilidad:
- Un catálogo de formatos y conceptos por vigencia, con los topes y las cuantías menores de la resolución.
- Las equivalencias entre cuentas y conceptos, que se configuran una vez y se reutilizan.
- Un diagnóstico de terceros que avisa quién no se va a poder reportar y por qué.
- Conciliación contra la contabilidad y ajustes con doble aprobación, en una capa separada y auditada.
- Genera el XML de la DIAN con su nombre y consecutivo, y el archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá.
- Un tablero con estados y alertas, que guarda cada presentación y su reemplazo.
Y como la exógena sale de la misma contabilidad, el trabajo empieza con un buen cierre. Si aún no lo tienes listo, revisa nuestra lista de chequeo para el cierre contable de fin de año.
Preguntas frecuentes
Los obligados los fija cada año una resolución de la DIAN. Por lo general incluye a personas jurídicas y naturales que superan ciertos topes de ingresos y a los agentes de retención, entre otros. Antes de empezar, revisa la resolución vigente para el año gravable que vas a reportar.
Se presenta en 2027, en las fechas que fija el calendario tributario según los últimos dígitos del NIT. La DIAN puede ajustar formatos y plazos por resolución, así que conviene confirmarlos al inicio del año.
Según el artículo 651 del Estatuto Tributario, la sanción es del 0,7 % de las sumas con errores, del 1 % si no se informan y del 0,5 % si se entregan tarde, con un tope de 7.500 UVT. Si se corrige voluntariamente antes del pliego de cargos, se paga solo el 10 %.
Sí, cuando el ERP tiene cada cuenta amarrada a su formato y concepto, concilia contra la contabilidad y genera el archivo. GTECH ERP genera el XML de la DIAN y el archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá desde la misma contabilidad.
Esta guía es general. Los obligados, topes, formatos y plazos cambian cada año con la resolución de la DIAN y el calendario tributario; valida tu caso con tu contador o revisor fiscal.